Porządek w miejscu pracy – jak pokonać chaos i sprawić, by biurko stało się przyjaznym miejscem?

Czy wiesz, ile czasu w pracy spędzasz na szukanie dokumentów i notatek? Według statystyk może to być nawet sześć tygodni w ciągu każdego roku! Okazuje się, że co dwudziesty szukany dokument nigdy się nie odnajduje, a to oznacza stratę kolejnych godzin (a może i dni), jakie poświęciłeś na ich przygotowanie. Jeśli masz tego dość – pora zrobić z tym porządek. I to dosłownie! Jak utrzymać porządek w miejscu pracy? Oto kilka podpowiedzi.

Nie od razu porządek zbudowano

Pozwalamy sobie sparafrazować przysłowie, bo chcemy Ci uświadomić jedną, podstawową kwestię. Jeśli przez dłuższy czas na Twoim biurku i regale panował chaos, to posprzątanie ich też będzie wymagać czasu. Ważne jest, abyś nie zniechęcał się i małymi krokami przybliżał do wyznaczonego celu. Oto przykładowy plan działania pierwszych porządków na biurku:

• Posegreguj     dokumenty. Poukładaj je tematycznie i chronologicznie. Wykorzystaj do tego „koszulki”, skoroszyty, segregatory i     teczki. Następnie przenieś z biurka na regał te, z których nie     korzystałeś i nie będziesz korzystać w najbliższym czasie.
• Przejrzyj notatki. Wszystkie plany zadań i odręczne zapiski dokładnie sprawdź i zdecyduj, czy są jeszcze aktualne. Jeśli nie – wyrzuć je do kosza. Numery telefonów zapisz w adresowniku/kalendarzu (koniecznie z nazwiskiem i hasłem, które pomoże Ci je skojarzyć z konkretną sprawą). Dla aktualnych notatek przygotuj specjalną półkę lub kuwetę na organizerze.
• Wyrzuć śmieci z szuflady. Tak, tak – doskonale wiemy, że w szufladzie, która jest tuż pod blatem, trzymasz nie tylko przydatne akcesoria biurowe, ale chusteczki, papierki i inne cuda. Nie wstydź się – to powszechne. Jednak czas zrobić w niej     miejsce na to, co naprawdę chcesz mieć zawsze pod ręką.
• Zorganizuj miejsce na akcesoria piśmiennicze. Może to być stary, ale bardzo lubiany kubek. Może być to typowy organizer. Najważniejsze, żeby stał w miejscu, z którego łatwo wyciągnąć potrzebny „na już” długopis bez wykonywania zbędnych ruchów i rozrzucania innych akcesoriów.

Uważasz, że ilość zadań przerasta Twoje możliwości na jedną sesję. Bez wątpienia solidne wykonanie dwóch pierwszych punktów będzie wymagać najwięcej czasu. Dlatego możesz podzielić zadania na cały tydzień.

Z dala od kurzu

Kiedy na Twoim biurku zapanuje już ład, pora pozbyć się z niego kurzu i plam po kawie. Jednak zanim je wyczyścisz, odkurz podłogę wokół swojego stanowiska pracy i opróżnij kosz. Do wytarcia biurka, regału i innych mebli biurowych użyj nawilżanych chusteczek do mebli marki General Fresh. Jeśli nie chcesz, żeby kurz zagościł na Twoim biurku ponownie, schowaj chusteczki do szuflady i korzystaj z nich, kiedy tylko uznasz to za potrzebne.

Dobry nawyk

Jak sam widzisz porządek na twoim biurku nie jest nieosiągalny. Efekty porządków zauważysz już pierwszego dnia. Twój szef i współpracownicy mogą Cię teraz poprosić o dowolny dokument czy informację w każdej chwili, a Ty podasz ją w kilka sekund i to bez najmniejszego stresu. Dzięki porządkowi unikniesz niezadowolenia swojego i innych, wykluczysz zbędną frustrację, zyskasz czas nie tylko na pracę, ale i na przerwę.

Chcesz utrzymać ten stan? W takim razie konsekwentnie odkładaj rzeczy na przypisane im miejsca. Możesz modyfikować układ poszczególnych materiałów, ale pod żadnym pozorem nie pozostawiaj ich bez wyznaczonego położenia. W ten sposób wyrobisz w sobie dobry nawyk stałego dbania o porządek. Dzięki niemu nigdy więcej nie poświęcisz na sprzątanie biurka więcej niż dwie minuty. Czyli tyle, ile potrzeba na jego wytarcie chusteczkami nawilżanymi General Fresh. Powodzenia!