Sposoby na przechowywanie dokumentów

Ile razy zdarzyło Ci się szukać potrzebnych „na już” dokumentów między setkami kartek w najdziwniejszych miejscach? Wiemy, że takie sytuacje kosztują wiele nerwów i czasu. Jeśli masz dość ciągłego bałaganu w swojej domowej dokumentacji, to ten artykuł jest właśnie dla Ciebie. Poznaj sprawdzony sposób na przechowywanie dokumentów, dzięki któremu wreszcie zapanuje w nich ład.

Aby wszystkie Twoje dokumenty były łatwe do odnalezienia, warto zgromadzić je w jednym miejscu. Im więcej ich posiadasz, tym lepiej powinieneś je przygotować. Dzięki odpowiedniej organizacji nie będziesz tracić czasu na znalezienie nawet najstarszych dokumentów. Dodatkowo bez trudu dodasz kolejne w sposób, który nie zburzy dotychczasowego porządku. Jak to osiągnąć? Oto prosty plan działania.
Opracuj własną strategię
Zastanów się, w jakim miejscu chcesz umieścić swoje dokumenty: półki, szafki, szuflady? Zorientuj się, jakich rozmiarów dokumenty posiadasz i jakich dziedzin one dotyczą. Spisz na kartce wszystkie kategorie, w jakich chcesz je przechowywać.
Posortuj

Przygotuj czysty duży stół lub nawet podłogę. Kiedy zaczniesz sortować i dzielić dokumenty na przynależne do tej samej kategorii, możesz potrzebować dużo miejsca. Zacznij je układać chronologicznie. Każdą grupę oznacz karteczką samoprzylepną z nazwą kategorii.

Przydatne będą kartki samoprzylepne
Przygotuj miejsce
Kiedy przebrniesz przez sortowanie – gratulujemy, najtrudniejsze zadanie masz za sobą. Zastanawiasz się, co zrobić, aby utrzymać dopiero co osiągnięty ład? Tutaj z pomocą przychodzą koszulki, skoroszyty, teczki, foldery i segregatory. Każdy dokument zasługuje na własne małe miejsce, a dalej warto je połączyć w grupy, które finalnie możesz powpinać w duże segregatory lub poukładać w poszczególne szafki/szuflady. Podpowiedź: ludzka pamięć jej zawodna, dlatego     każdy skoroszyt, folder i segregator opisz z pomocą kolorowych karteczek i pisaków, które nie blakną. Dzięki hasłom-tytułom zawsze będziesz wiedzieć, gdzie szukać potrzebnych dokumentów.

Dobrze sprawdzają się segregatory. Warto wybrać takie z miejscem na podpis.

Poukładaj
Układanie segregatorów to zwieńczenie Twojego wysiłku. Aby być z niego w pełni zadowolonym, kieruj się zasadą przydatności. Dokumenty, po które nie sięgasz zbyt często lub masz nadzieję, że nigdy nie będą potrzebne, ułóż na najwyższych półkach lub włóż je do najmniej poręcznej z szafek/szuflad. Im częściej korzystasz z danych dokumentów, tym bardziej „pod ręką” powinieneś je umieścić. I tak na przykład na pierwszym planie będą bieżące rachunki, aktualne gwarancje, ubezpieczenia, umowy i najnowsze wyniki badań.
Odkładaj i dokładaj na bieżąco
Jeśli nie chcesz powtarzać wielkiego sprzątania w domowej dokumentacji, potrzebna będzie odrobina samodyscypliny. Kiedy wyjmiesz jakiś dokument i już nie będzie go potrzebować, odłóż go od razu na jego dotychczasowe miejsce. Gdy w Twoim domu pojawi się kolejny „papier”, nie czekaj na nic, tylko od razu zaklasyfikuj go do odpowiedniej kategorii, „ubierz” w koszulkę i włóż obok dokumentów o tym samym charakterze. Aby ładowi towarzyszyła czystość, co kilka tygodni wytrzyj półki czy wnętrza szafek/szuflad chusteczkami nawilżanymi do mebli od General Fresh.

Porządkowanie dokumentów wymaga zwykle poświęcenia kilku godzin. Nie musisz realizować wszystkich punktów na raz. Możesz rozplanować je na kilka wolnych godzin w ciągu tygodnia. Zainwestowany czas szybko się zwróci, bo kiedy będziesz potrzebować któregoś z dokumentów nie będziesz tracić ani minuty na poszukiwania. A General Fresh pomoże Ci utrzymać porządek w każdej przestrzeni.